見やすい!伝わる! 公務員の文書・資料のつくり方

著者 秋田将人
ジャンル 行政・地方自治 > 実用
出版年月日 2014/10/17
ISBN 9784313150805
判型・ページ数 A5・144ページ
定価 本体1,800円+税
在庫 在庫あり

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内容説明

◎簡潔・明快・正確に書くコツがわかる!

「文書に始まり、文書に終わる」と言われるほど、すべての公務員にとって必須のスキルである文書・資料のつくり方について、豊富な実例を交えてわかりやすく解説。

「上司に判断を求める」「状況・経過を報告する」「首長・議員に説明する」など、具体的な場面の資料作成で使える1冊。

目次

第1章 資料作成の鉄則
 1 資料の目的をきちんと意識する
 2 テーマ・種類を決める
 3 締切を設定する
 4 読み手を具体的にイメージする
 5 構成を考える
 6 分量を考える
 7 1文は短く書く
 8 5W1Hを意識する
 9 基本フォーマットを活用する
 10 概要版・詳細版に分ける
 コラム1 説明の「時間」は限られている

第2章 わかりやすく資料をつくる
 1 結論から先に書く
 2 資料の構成がわかる見出しを付ける
 3 原則、A4版1枚におさめる
 4 事実と意見は混同しない
 5 1ペーパー1テーマとする
 6 箇条書きの階層は3つまで
 7 日付と作成者を明記する
 コラム2 資料にない説明で相手の気を引く

第3章 伝わりやすい文章を書く
 1 なるべく短い文章で書く
 2 形式を統一する
 3 簡潔な記述を心がける
 4 具体的な数字を盛り込む
 5 誤解を招く表現は避ける
 6 住民視点で考える
 7 首長視点で考える
 8 議員視点で考える
 9 職員視点で考える
 10 お役所言葉は使わず、言い換える
 11 敬語は正しく使う
 12 よく使う敬語の例
 コラム3 相手に応じて資料・説明を使い分ける

第4章 説得力のある理由・根拠を明示する

 1 データで根拠を示す
 2 メリット・デメリットを説明する
 3 判断材料・選択肢を示す
 4 因果関係を説明する
 5 論理的に説明する
 6 現状の問題点を明らかにする
 7 今後想定される課題を提示する
 8 時系列の推移を示す 
 コラム4 聞き手の視線に注意する

第5章 見やすい資料をつくる
 1 レイアウトを工夫する
 2 文字の大きさ、フォントを変える
 3 下線・太字・斜体でメリハリをつける
 4 情報を盛り込みすぎず、余白を活かす
 5 注釈を付ける
 6 漏れなく、ダブりなく
 7 フローチャート
 8 ロジックツリー
 9 PDCA
 10 ポートフォリオ
 11 グラフ
 12 数式
 13 写真・イラスト
 コラム5 複数の資料を説明するときは要注意

第6章 相手を動かす資料をつくる
 1 上司に判断を求める資料
 2 上司に状況や経過を報告する資料
 3 住民説明会のレジュメ資料 
 4 首長への説明資料 
 5 議員への説明資料 
 6 行政視察対応資料 
 7 新制度の課内での検討資料 
 8 議会での想定質問
 コラム6 説明にも重要な論理性

著者情報

秋田将人/著

(あきたまさと・筆名)

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